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时间管理对工作的重要性
篇一:时间管理的关键是什么
时间管理的法则
一、效能管理法
分析事件的重要与紧急情况，就是阐释效率和效能的关系。根据轻重缓急可以将事件分为四类，如图1所示：
图1 象限时间管理法示意图
1.四象限时间管理
A类事件既重要又紧急，B类事件重要但不紧急，C类事件紧急但不重要，D类事件既不重要又不紧急。处理这四类事件的顺序依次是：A类事件→B类事件→C类事件→D类事件。
在管理者的工作中，纷至沓来的A类事件总是让人感到棘手，为什么会出现如此多的A类事件？是哪个环节没有做好呢？
A类事件频发的原因
管理专家研究发现，A类事件一般是由错误处理B类事件导致的，也就是说，当重要但不紧急的事件未得到妥善处理时，就会越来越紧急，随着时间推移，最终转换为A类事件，当转化发生后，经理人只能停下手边的工作，全力以赴地处理A类事件，之后再回到原来的工作上。这种管理不善的情况就不停地循环出现在经理人的时间表。
值得注意的是，人们往往未能妥善处理B类事件的原因是被C类事件遮住了眼睛。经理人往往要花费50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类事件，又花费50%左右的时间处理A类事件，于是经理人就在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，将B类事件扔在一边，无暇顾及。
避免转化的方法
要想避免B类事件转化为A类事件，一般可以采用的方法包括： 压缩：完成事件的核心，或简化完成该事件的步骤。
替代：寻找比此事件更重要或更紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件。 授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。
先做：依照重要性区分事件，相对于C类事件来说，先做B类事件。
舍弃：舍弃重要程度和紧急程度都不高的部分事件，用更多时间完成其他工作。 增加：增加时间和工作量，全力以赴地完成重要事件，使处理结果更加完美。 改进：改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。 杜绝：杜绝不重要且不紧急的事件的发生。 确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。 聚焦：安排专门的时间段，集中精力处理重要事件。 少做：不重要的事件要尽量少做。
不做：不予理睬既不重要又不紧急的事件，甚至可以牺牲部分利益。
时间分配
对于四类事件，经理人要掌握好时间分配的尺度。合理的时间分配如图2所示：
图2 时间分配示意图
对于既紧急又重要的突发事件，需要安排20%-25%的时间，且一定要控制在25%以下；对于重要但不紧急的事件，需要安排65%-80%的时间，也就是将绝大部分时间花费在这类工作上，把重要但不紧急的工作当做既紧急又重要的工作去做；对于紧急但不重要的工作，需要花费15%的时间处理；对于既不紧急又不重要的工作，则要花费1%甚至更少的时间去做。
2.艾森豪威尔的时间管理原则
艾森豪威尔认为，对A、B、C、D四个象限的工作应该采取不同的应对措施，如图3所示：
图3 艾森豪威尔的时间管理原则
第一，A类既紧急又重要的突发事件，本人做，且立即做；第二，B类重要但不紧急的工作，本人做，且花费大量时间做；第三，C类紧急但不重要的工作，尽量不自己做，委托给别人做，如果必须自己做，则要减少工作量；第四，D类既不重要且不紧急的工作，扔进废纸篓，不做。
3.4D原则
4D原则与艾森豪威尔的时间管理原则不谋而合，面对A、B、C、D四类工作，要采取不同的原则：A类工作要马上去做，也就是Do it now；B类工作可以以后再说，也就是Do it later；C类工作要授权给别人做，也就是Delegate；D类工作则干脆不做，也就是Don’t do it。
二、艾维·李的效率法
在经理人时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，经理人要想有效地利用时间，就必须对工作有所取舍，选取最重要、最有价值的工作执行。
美国管理学家艾维·李提出了“10分钟6件事效率法”，这种时间管理法也被译为“效率法”、“艾维·李效率法”。从完成工作的性价比来看，也可以称为“效能法”。
艾维·李认为，工作者可以花费5分钟时间列出明天、下周甚至下个月要做的6件重要事情，再花费5分钟时间给这些事情按照重要程度排序，将最重要事件的编为“1号”，次要事件编为“2号”，依此类推，最后把这6件事写在纸上，剪成小纸条，工作时就按照事件次序一一执行，保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要、最有价值的工作。
简而言之，艾维·李的效率法可以总结为以下三个步骤：第一，列出明天（下周、下月）要做的六件重要的事情；第二，把这六件事情按重要程度排序；第三，上班后按照所排顺序做事，直至下班结束。
三、一周时间运筹法
时间管理从计划开始，好的时间运筹方法需要科学合理地记录过去的工作，发现时间浪费之处，找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，再严格按照修正后的方案执行。一周时间运筹法就是这种时间管理方法的代表。
1.使用方法
使用一周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记为从星期一、星期二到星期天，以小时时间为纵坐标，标记为从早晨到晚上，还需要加上备注和总结。在接下来的一周里，使用者要认真记录时间利用情况，每天都要进行总结，当一周结束后，再进行周总结。如表1所示：
表1 一周时间运筹法
2.时间管理细到周
对中、基层经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。 经理人倾向于制定月计划，但实际上这种方法并不理想。例如，麦肯锡通过调查全球经理人的计划实现有效性，发现大部分企业都在做月计划，而制定月计划之后，每个星期的实施有效性是不一样的，第一周为70%～80%，第二周为60%～70%，第三周为50%～60%，第四周只有40%～50%。个人月计划的实施情况也与此相似，月末时只剩下50%左右。
这种情况发生的原因在于计划赶不上变化。一个月之前料想的情形，到现在很可能已经发生了很大的变化。如果每天追踪这些变化，就会发现每天的计划实施有效性都在减弱，频繁的情况变动导致经理人只关注眼前的具体工作，往往忘记了整体的方向和目标，很难做到协调和平衡，所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划。
考虑到中国人的文化观念比较急功近利、注重实用主义，报表应该要越少越好，越精要越好，一个星期只需要两张表就足够了，一张表为周报表，另一张表为客户档案记录表。除此之外，表格设计也要风格简明为上，抓住关键数据即可。
四、办公室的5S
办公室的工作既繁也杂，要想做到很好地管理文件档案和办公区域，就必须进行办公室的5S行动。办公室的5S包括整理、整顿、清扫、清洁、素养，如图4所示：
图4 办公室的5S示意图
1.整理
整理是指整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物、能集中注意力工作的地方。 首先，办公桌上摆放的都是目前需要处理的文件，将过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件收到柜子里；
其次，每天都要进行整理工作，防止事务滞留到第二天；
最后，定期定制标签和标识，用红色、绿色等不同颜色区别标记文件。
2.整顿
整顿是指整顿工作作风和流程，让一切向节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾办公室，工作者要在午餐前做简单整顿，下午下班前做彻底全面的整顿，这样可以快速进入工作状态，提升工作的效率。有人习惯上班工作之前做打扫办公室卫生、泡茶等无聊的事情，往往导致工作效率降低。
要点提示
办公室的5S指的是： ① 整理； ② 整顿； ③ 清扫； ④ 清洁；
做时间的管理者,将重要的事情最先做
篇二:时间管理的关键是什么
做时间的管理者，将重要的事情最先做
我们在谈到时间管理的技巧时，一般都会把事情分为紧急、重要、非紧急、非重要几类，那么，这些事情的先后顺序是怎样的呢？我们到底应该先做哪些事情呢？第一个要做的当然是紧急又重要的事情，通常都是一些迫不及待要解决的问题。但如果二十几岁的你天天处理的都是紧急且重要的事情，说明你的时间管理还不够完善，急需改进。
从大事中把握、做好最重要的事情，在纷繁复杂的事务中理出头绪来，是每个人的必修课。每个人都要以重要的事情为中心，培养我们抓住重要事情的能力所以，当我们面前摆着一件要做的事情时，首先要分清轻与重、缓与急，如果随意地瞎抓一气，没有一个明晰的思路，结果只能是“事倍功半”，甚至是“劳而无功” 。在一次时间管理课上，教授在桌子上放了一个玻璃缸，又从桌子下面拿出一些鹤卵石。教授把鹤卵石一一放进玻璃缸中，直到放不下为止，然后问学生玻璃缸满了没有。学生们回答说满了。满了吗？教授又从桌子底下拿出一袋小石子，把小石子倒入玻璃缸里，晃一晃，又放进去一些。教授又笑着问学生玻璃缸满了没有，这回学生不敢回答得太快了。“可能也没满”，有的同学回答。教授又拿出一袋沙子，慢慢晃着倒进去了：“这回呢？”教授又笑着问。没有满！”同学们这下学乖了，异口同声地回答。“很好”，教授夸奖了学生们。之后，教授从桌子底下拿出一大瓶水，把水倒进看起来已经被鹤卵石、小石子、沙子镇满的玻璃缸。教授问班上的同学：“从这件事上你们悟到了什么？”一个同学回答：“无论我们怎么忙，行程排得多满，如果再挤一下的话，还是可以再做很多事的。”
“你说得很好，”教授微笑着说，“但是我想告诉你们的是另外一个更为重要的信息。”说到这里，教授故意停顿，接着慢慢地说：“我想告诉各位的是，如果你不先将
大的鹤卵石放进玻璃缸里去，你以后可能永远都没有机会再把它们放进去了。各位有没有想过，什么是你生命中的鹤卵石？”
同样的空间。放置东西的先后顺序不同。结局就大相径庭;同样的时间，工作安排的顺序不同，结果也千差万别。所以，最重要的“鹅卵石”一定要排在第一位。
每天都有无数的事情等待着我们去处理，而且有许多事情看起来还显得非常紧急，比如响个不停的电话，下一个小时的某个会议，给某个客户的回信等等。
陷入事务性的圈子，把我们变得忙忙碌碌的情景看来是必须而且是可以理解的。但是，实际情况并非如此。每个人在一天所做的事情中，至少有80%的是并不重要的。那么，什么事是必须做的呢？这是时间管理的第一个关键问题。时间管理的错误做法基本上都可以归结为，把时间花在了那些不是必须做的事情之上。正确的做法则是找出最重要的一件事。然后去做。也就是说“重要的事先做”。
在近期的一份((哈佛商业评论》上，德香克在一篇文章中指出：“我还没有碰到过哪位经理人可以同时处理两个以上的任务，并且仍然保持高效。许多时候，迫于压力，我们常常把紧急的事情放在第一位，虽然我们知道那些„重要但不紧急‟的事有着更深远的影响。刚开始，我们仍然知道重视事情的重要程度，先做那些„紧急且重要的‟，但慢慢地，习惯了这种紧急状态之后，我们常不由自主地喜欢上„到处救火‟的感觉，转而去做那些„紧急但不重要的事‟了。”
真正的高效能人士都是明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月、一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”罗斯认识到，人们确定了事情的重要性之后，不等事情会自动办得好，你或许要花大力气才能把这些重要的事情做好。那么，年轻人怎样才能做到把重要的事情先做呢？首先，心中要有目标。这个目标会时刻提什么是时间管理的关键点
醒我们，这件事虽然紧急，却并不重要，虽然那件事看起来还可以拖延，但它却有助于我们提高工作效率。
你可以试试下面给你介绍的三步计划法：第一，你要用目标、需要、回报和满足感这四项内容对将要做的事情作一个估价。
第二，去除你不必要做的事情，把要做但不一定要亲为的事情委托别人去做第三，记下你为达成目标所必须做的事，包括完成任务需要多长时间，谁可以帮助你完成任务等资料。
人生短暂。能做的事其实真的很有限。年轻人一定要把有限的时间用在对自己来说最有意义的、最重要的事情上去。学会管理时间，把最重要的事情最先做好。
关于提升执行力什么是时间管理的关键点
一、执行力对企业的重要性
企业是一个特殊的组织，虽然没有硝烟大炮，却有生死存亡。正如有人形容的那样——企业的今天是很残酷的，明天更残酷。虽然后天是美好的，但是大多数人都会在明天晚上死去。简而言之，企业的组织是一个随时面临生死抉择的组织，企业越大，它所面临的风险也越大。企业要学会尊重执行，只有这样才能使组织运行顺畅。 什么是执行
所谓执行，是指实现既定目标的具体过程，而执行力则是完成目标的能力。一家企业的成功，30%靠的是战略，30%靠的是运气，另40%靠的是执行力。可见，执行力是何等重要，仅有战略和运气是不行的，必须有强的执行力
执行是连接组织战略与目标实现的桥梁，缺少强大的执行力，组织的战略目标将是无本之木，无之水源。企业的不成功并不是缺乏制度，也不是缺乏发展战略，不是缺乏资金，不是缺乏产品，而是缺乏持之以恒的执行力。战略决定方向，执行决定成败。能否把既定的战略执行到位是企业成败的关键。也是事情成功的关键。
在管理界有句俗话，叫做“三分策划、七分执行”。没有执行，制度就形同虚设；没有执行力，管理就不能真正落到实处。仅有战略，并不能让企业在激烈的竞争中脱颖而出，而只有执行力才能让企业创造出实质的价值。曾经有一位著名的企业家讲：“一家公司和它的竞争对手之间的差别就在于双方执行的能力”，“执行正成为企业成功的一个关键因素”。
日本软银公司董事长孙正义 :"三流的点子加一流的执行力，永远比一流的点子加三流的执行力更好。"
美国三大汽车生产厂发现日本的汽车在美国卖的越来越好，他们比较忧虑，后来
派人到日本学习，因为他们觉得再也没有比仔细的观察日本同行更好的方法了。他们去考察时，日本汽车厂将大门打开，欢迎进来，随便参考，随便照相，随便跟我们的工作人员交谈。汽车不是日本人发明的，汽车的流水线也不是日本人设计的，做汽车的机器也不是日本人想出来的，美国都有，而且是美国先搞出来的，后来才发现真正的问题在于执行力，日本丰田用五年的时间做到零库存和及时上线，所有的供应商在一起培训，做到一种标准一种表格，这是美国人做不到的地方。这三个汽车厂终于明白，提前几天回美国了，因为没有什么好看的，真正问题是贯彻力度。有战略不重要，重要的是战术的执行力。
执行力就是按质按量完成自己的工作任务。打个比方，在医院，所谓按量，就是要达到一个标准，医院一个感冒进去要多长时间出来，平均每个人挂号要多长时间，坐在那里叫号要多长时间，排队拿药要多久等，整个看病的流程花费病人多少时间，着就是医院提供的。所谓按质就是讲话有没有和蔼可亲，面带微笑，鼓励安慰等，买方永远都有一个头痛的问题就是排队，所以医院该考虑怎样让别人不要浪费时间在这里排队等候，这就是执行力。执行力低注定要失败。执行力可以看作是企业成功的必要条件之一，是企业的核心竞争力。
什么是优秀的执行力人才？
如果我们要致力于打造一个具有强大执行力的团队，如果你要成为一个优秀的执行型人才，什么是一流的执行力人才？来看看下面的几个故事把吧，能让你彻底明白什么是优秀的执行力人才.
1、自动自发，主动性和自觉性强。
2、注重细节，把工作当成义不容辞的责任，而不是负担，认真对待，注重每个细节。
3、信守承诺，负责到底。
论公司时间管理的重要性
篇三:时间管理的关键是什么
定义：时间管理（Time Management）就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。 高效时间管理的法则
一、自省法则——分析时间的使用方式
1、扫除时间管理的心理障碍
2、追踪你的时间使用状况
3、出色的自我时间规划
4、用好情绪提升时间利用率
二、目标法则——用SMART标准提高效率
1、目标明确，行动才有效
2、目标管控，量化要到位
3、目标可实现才有执行力
4、大小目标之间紧密相连
三、方圆法则——一切按规则做事
1、未雨绸缪的计划控制
2、用纪律保证工作的按时完成
3、好习惯利于时间的控制
4、将隐藏的时间充入计划
四、四象限法则——在正确的时间做正确的事
1、分清工作的紧急、重要度
2、设定不同等级的优先权
3、选择工作处理的最佳时机
4、“做正确的事”与“正确地做事”
5、以结果为导向控制时间
五、精简法则——优化工作流程和细节
1、事前预想最佳的做事流程
2、化繁为简地优化流程
3、推倒重来也是流程优化
4、让工作环境更加简洁有序
5、善用网络提高工作效率
六、韵律法则——让每一分钟都有价值
1、全力保持工作韵律
2、快速处理电话干扰
3、这样分配任务更有效率
4、沟通中的防干扰和抗干扰
七、80/20法则——把时间用于少数重要的事
1、把时间留给最重要的事
2、专注于最重要的事
3、为最重要的事创造时间
4、减少多余责任的时间消耗
5、在高效的时间段做重要的事
案例1：比尔为什么那么快做到主管
案例2：伐木工人
案例3：德国哲学家康德的故事
第六讲：时间管理技巧
1、改善睡眠
2、找出隐藏时间
3、学会专注
4、减少混乱
5、不要逃避
6、避免消极拖延
7、改掉犹豫不决
8、避免打扰
9、授权
讨论：这些我平时做到的有哪些？
论公司时间管理的重要性
时间管理的重要性
一、第一大关键是设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的重要性目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标； 你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。
二、第二个时间管理的重要性关键是你要列一张总清单，把今年所要做的每一件事情都列出来，并进行目标切割；
1.年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；
2.季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；
3.每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来；
4.每天晚上把第二天要做的事情列出来。
三、第三个时间管理的重要性关键是20：80定律； 用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理的重要性，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情？当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理的重要性并不理想。成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。
四、第四个时间管理的重要性关键就是每天至少要有半小时到1小时的“不被干扰”时间； 假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最
重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。
五、第五个时间管理的重要性关键是要和你的价值观相吻合，不可以互相矛盾； 你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间管理做每件事，但你永远有时间管理thldl.org.cn做对你来说最重要的事。
六、第六个时间管理的重要性关键：每一分钟每一秒做最有效率的事情； 你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。
七、第七个时间管理的重要性关键要充分地授权； 列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。什么是时间管理的关键点
八、第八个时间管理的重要性关键：同一类的事情最好一次把它做完； 假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。
九、第九个时间管理的重要性关键：做好“时间日志”； 你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。
十、第十个时间管理的重要性关键：时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习； 千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?
12种时间管理方法
1、有计划地使用时间。不会计划时间的人，等于计划失败。
2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。
3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的，应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情，然后根据价值大小，分配时间。
4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。
5、每件事都有具体的时间结束点。控制好通电话的时间与聊天的时间。
6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候？将优先办的事情放在最佳时间管理thldl.org.cn里。
7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情，是有效果；把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果，然后才考虑效率。
8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的，重要事往往是长期性的。必须学会如何让重要的事情变得很紧急，是高效的开始。
9、每分每秒做最高生产力的事。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。
10、不要想成为完美主义者。不要追求完美，而要追求办事效果。
11、 巧妙地拖延。如果一件事情，你不想做，可以将这件事情细分为很小的部分，只做其中一个小的部分就可以了，或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。
12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的，对那些不重要的事情就应当说"不"。
最新时间管理的重要性的概念--GTD
GTD，Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》，国内的中文翻译本《尽管去做：无压工作的艺术》由中信出版。
★★★GTD的基本方法：GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。 收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下所有的工作 。
整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。
组织：个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某天清单。
等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作，未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子等等。而下一步清单则是具体的下一步工作，而且如果一个项目涉及到多步骤的工作，那么需要将其细化成具体的工作。
GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点（电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作
回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。 执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间管理的重要性多少，精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动
时间管理之重要事情
如何区别重要与不重要的事
1、会影响群体利益的事情为重要的事情；
2、上级关注的事情为重要的事情；
3、会影响绩效考核的事情为重要的事情。
做事顺序很重要，怎样管理时间
心理专家讲了一个故事。老师往一个大口玻璃瓶放了几块大石块问学生：“这个瓶子满了吗?”学生们答道：“满了”。老师又将一些小石头放进去，问：“这次满了吗?”学生学乖了，回答：“可能没有满”。老师往瓶子里倒了沙子，问：“现在呢?”学生们似乎懂了，回应：“没有”。老师最后将水倒入瓶子中，问：“同学们学到了什么吗?”“我们总是可以创造更多的时间做更多的事!”一个学生回答。老师笑了说：“不错，可是大家有没有想过，如果不先把大石头放进去，也许之后就没有机会了。”这个故事形象地说明了做事顺序在工作中的重要性。
经济学家帕雷托发现，通常情况下，任何一件事情80%的结果取决于20%的原因。由此可见，如果大家在日常生活或工作中发现并出色完成了那20%的关键任务，成功就唾手可得了。 怎样区分一件事是否关键呢?
如果我们以任务的急切性为横坐标，以重要性为纵坐标，那么一个人所需完成的所有任务可以分为以下四类：重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要 重要并急切
此类任务为当务之急，应积极回应，如客户来电、救火等。中国人常说：“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴。”当我们面对重要并急切的任务时，没有什么比时间还珍贵了。对于此类任务必须做到分秒必争。
重要但不急切
下一个工程的计划工作，这类任务虽然也很重要，但不需迅速回应。对此应主动回应、挂在心头。等重要并急切的任务都完成后，应尽快着手此类任务。
急切但不重要
如朋友的临时邀约，应首先确保重要的任务都完成后，才去理会此类事件。一项日本调查发现，人们一天5.5个小时浪费在对不速之客的、无实际意义的回复上。急切不等于重要。如果大家大部分时间都在处理急切的并非重要的事，说明时间管理做得还不够充分。 不急切也不重要
这类事情可不予回应，确保不被分神。有数据显示，在较发达地区，人们平均每月在交友网站上所花的时间高达5.5个小时。适度休闲是合理的，但放纵自己并不明智。
故事中提到的大石头、小石头、沙子和水，就可以很形象地代表以上四类任务。沙子和水是很容易塞进瓶子里的，所以根本不用着急理会。而石头就不一样了，尤其对于较大的石头来说，不在最开始把它们放进瓶子里，就很难再找到机会了。
现代人在时间管理上表现出的四种情况
现代人挺忙，但忙人不一定忙出了效果，下面是四种忙碌类型：