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员工档案管理制度
篇一:档案各项制度
员 工 档 案 管 理 制 度
一、目 的
为了规范公司人事档案管理，加强档案管理的完整性、真实性、及时性和保密性。同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。
二、适用范围
适用于公司员工纸质档案和电子档案的管理工作。
三、职 责
公司行政人事部门为本公司员工人事档案的归口管理部门。
四、原则
分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。
五、档案管理内容
1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身
份证复印件、学历学位证复印件、转正及晋级表、离职证明、各类合同及协议。
2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。
3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。
4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。
六、程序
1、新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号、员工姓名、性别。将档案资料以纸质档案和电子档案两种载体保存，纸质档案统一归入每位员工的个人档案袋，电子档案以HR管理信息系统为平台进行统一管理。员工人事档案管理人员须忠于职守，严格遵守公司《员工保密管理制度》。
2、档案建立：新员工经考核合格，入职之日始，即建立个人人事档案，起始档案材料包括：一寸近期免冠照片、身份证和学历职称证件的复印件、个人简历、应聘挡案表、录用审批表、员工个人档案表、体检报告、离职(失业)证明等。
七、 为保证员工档案信息的及时性和准确性，以体现系统时效性强的优点，及时更新、变化的资料进行系统录入，
具体时限要求如下：
1、 新员工入职、员工调动、任命、借用、离职信息自生成之日起二个工作日内录入电子档案，并进行纸质档案归档；
2、组织机构变动、培训管理、考核管理、奖惩管理信息自生成之日起七个个工作日内录入，并进行纸质档案归档；
3、 社会保险、合同签订等信息自生成之日起七个工作日内录入，并进行纸质档案归档。
八、 人事档案借/调阅
1、调阅员工的人事档案需填写《档案借/查阅申请表》并经有效批准。档案各项制度。
2、本部门员工的人事档案调阅需经部门主管批准。
3、 部门主管有权调阅其他部门员工的人事档案，但需行政人事部门主管审核，并报总经理批准。
4、部门主管级别的人事档案，总经理有权调阅。
5、调阅档案原则上在行政人事部门内部并在指定人员陪同下调阅。如需借出行政人事部门，需行政人事部门主管
批准。借阅档案的人员，对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、折卷和转换，不得复印，
借出的档案必须在2天内归还。
6、所有调阅档案，均需登记备案。
九、 人事档案归属
1、继续受聘的员工档案，作为其今后聘任聘用的依据；档案分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。
2、离职员工的人事档案每月清查，另外存档，应在妥善保管一年以后销毁。部门主管以上人员、关键岗位人员档案应妥善保管三年以后销毁。
十、本制度最终解释权归行政人事部，本制度从下发之起实施。
发出部门：行政人事部
借用、查阅人事档案审批表
员工(内部)档案管理制度
篇二:档案各项制度
员工（内部）档案管理制度
一、 总则 (一) 目的
为加强公司人事档案管理，有效地保护和利用人事档案，维护公司和员工合法权益，特制定本制度（公司对此制度享有解释权） (二) 范围档案各项制度。
本制度适用于公司全体员工。 (三) 职责
1. 人力资源部负责本制度制定、修改、废止、解释之起草工作 2. 总经理负责本制度制定、修改、废止、解释之核准工作 (四) 相关文件 1. 《招聘制度》
2. 《员工入职管理制度》 (五) 签署生效
总经理签署之日起生效 二、 定义：
(一) 人事档案管理办法 1. 员工人事档案包括： ① 员工《个人简历》 ② 《职位申请表》 ③ 《初、复试评估表》 ④
2. 《保密合同》
3. 《非正式员工考核表》 4. 《人员异动表》
5. 《员工调薪申请表》 6. 《体检表》
7. 指定银行卡/折复印件 (二) 档案管理工作内容：
1. 建立标准化的、信息完整的人事档案。
2. 员工考核结果及奖励、惩罚决定等应归档。 3. 人力资源数据统计分析归档。
4. 合理存放人事档案，不泄露秘密；未经批准，不得查阅。 (三) 人事档案的整理方法：
1. 为每位员工建立一份独立的人事资料档案。
2. 离职人员的档案按辞职、辞退和开除分别归档。 3. 人事档案的查阅
4. 档案工作实行统一领导、分级保管、分级查阅的原则。 5. 人事档案只能在人力资源部指定的地点查阅，不可带出。
6. 遇特殊情况需要借出本人人事档案时，借阅人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。
7. 所有查阅人员都必须如实填写《人事档案查阅登记表》。 (四) 人事档案的外借：
1. 确因工作需要外借本人档案的，需办理档案外借手续，借阅时须如实填写《人事档案查阅登记表》。 2. 不得外借他人档案。
3. 外借档案必须及时归还人力资源部。 4. 档案应该备份
5. 对高级管理人员及其他重要职员的资料，应做好文字备份。 6. 对存入电脑的重要资料应设密码保护。 7. 人事档案可予销毁的条件： ① 已离职基层员工的档案，自离职之日起存放时间达到一年以上的。 ② 已离职中层的档案，自离职之日起存放时间达到三年以上的。 ③ 已离职经理以上人员的档案，自离职之日起存放时间达到五年以上的。 ④ 被公司开除的员工档案，自开除之日起存放时间达到五年以上的。 ⑤ 应聘者档案存放时间达一年以上的。 ⑥ 超过一年以上的人力资源部报表。
(五) 有下列行为之一者，给予开除处理，若构成犯罪依法追究刑事责任： 1. 毁损、丢失或擅自销毁人事档案。 2. 涂改、伪造人事档案。
3. 未按手续就借阅、外带或越级查阅人事档案者（档案管理者同罚）。 (六) 与员工户口联系的个人档案管理办法：
1. 有需要将个人档案存放在外部人事机构的员工，按自愿原则向人力资源部提出申请，由人力资源部出具证明，员工本人至人事代理机构自行办理，费用自理。
2. 员工有需要转移个人档案的，向人力资源部提出申请，人力资源部出具证明后，自行至人事代理机构办理。
三、 程序：
(一) 人事档案的查阅：
1. 总经理和人力资源总监对所有员工的人事档案有查阅权； 2. 部门经理对其所属部门员工的人事档案有查阅权；
3. 人力资源部门内仅有各公司人事经理和负责人事档案管理的人员有查阅权。
4. 其他与被查阅人员无隶属关系的人员需查阅人事档案的，填写《人事档案查阅登记表》，经人力资源总监签字批准后，方可查阅。 (二) 人事档案的销毁程序：
1. 人力资源部填写《档案销毁申请表》，人力资源总监或区域经理审核，总经理批准。
2. 销毁时应由人事经理和负责人事档案管理的员工两人以上负责监销，并在清单上签字
四、 附件：
1. 流程(Flow)：
N/A (no flow appendix attached) 2. 表格(Form)： 【表格1】《人事档案查阅登记表》 【表格2】《人事档案销毁申请表》
【表格1】人事档案查阅查阅登记表
人事档案查阅登记表
【表格2】人事档案销毁申请表
人事档案销毁申请表
申请单号（人力资源部填写）
档案各种制度
篇三:档案各项制度
档案库房管理制度
一、为了维护库房管理秩序，保证档案资料的完整与安全，非库房管理人员不得进入库房。
二、认真做好防高温高湿，防光，防盗，防霉，防虫，防暑，防尘，防有害气体，防震，防雷击工作。加强电源，消防器材管理。库内严禁吸烟，生火，存放易燃易爆物品。库房窗，门要及时关闭上锁。做好对平时温湿度测试和记录，采取有效措施调节库房的温湿度。
三、对库房内档案的保管情况，每月进行一次抽查，每季进行一次大查，并做好检查记录。发现问题及时向领导报告，并进行妥善处理。
四、接收，移出，借阅，销毁档案资料和工作人员调动必须严格手续。档案资料要进行消毒，杀虫处理，定期更换防虫药物。建立档案资料，检索工具，设施设备的统计台帐，做到帐物相符。
五、档案资料排放要整齐有序，调出的案卷入时入库，对号入座，不得放在办公室。保持库房内外清洁卫生，不准堆放公私杂物。
六、档案管理人员要忠于职守，充分履行自己的职责;不失密，不泄密，不得私自将档案资料带出库外或摘抄有关内容。对违反规定造成不良后果者追究其责任。
档案查阅利用制度
一，查阅利用我馆档案资料，利用者须凭本人在工作单位或乡镇，村委会，居委会介绍信;查阅利用开放档案亦可凭本人身份证。
二，查阅档案资料，利用者须填写查阅利用档案资料申请单。 三，利用者领出，交还档案必须当面清点，并只能在查阅室查阅档案;不得抄阅与介绍信和申请单上无关的档案资料;不得将档案资料转给他人抄阅。
四，查阅档案时不准在阅览室吸烟，喝茶，喧闹;不准在档案资料上圈点，划线，折叠，抽页，裁剪;不准在档案原件和档案馆出示的档案证明上涂改。违者造成不良后果的依法追究责任。
五，摘抄，复制档案资料须经接待人员同意并使用档案馆统一印制的档案史料摘录卡。制发档案证明由接待人员摘抄或复印，经核对无误后加盖业务专用章，否则不能作凭证使用。
六，查阅机密性质的档案，必须经县委主管档案工作的领导批准，否则不予接待。
七，馆藏档案的公布，出版权属于我馆所有，未经我馆同意，任何机关和个人无权公布，出版。
档案销毁制度
为了提高馆藏质量，有效地保护档案，对确认失去保管价值的档案，应当进行销毁。
销毁档案必须经本馆鉴定小组严格鉴定后进行，严禁任何个人擅自销毁。
档案销毁前，必须造具销毁清册，输审批手续，报县委分管档案工作的领导批准，销毁1949年以前的历史档案，必须同时报国家档案局批准。
销毁档案时，必须指定销毁地点，并派出两个以后监销人员实施。档案销毁后，监销人员须在销毁清册上签字，并注明销毁方式和日期。
严禁将需要销毁的档案作废品卖给收购商，或作其它用途，严防泄密。
销毁清册应归档保存，以便日后查考。
档 案 保 密 制 度
一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。
三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
档 案 统 计 制 度
一、档案工作人员应及时对档案的收进、移出、利用、销毁等情况及案卷数量准确地进行统计，做到帐物相符。
二、档案统计要及时，数字要准确。对各类档案资料的查阅、借阅、提供利用效果要逐朋逐时做好记录登记，做到栏目齐全，内容清楚。
三、按规定和要求及时填报各种登记和统计表册。
四、定期或不定期地对所管档案及利用情况进行分析，为领导决策提供有效服务。
公司档案管理制度
篇四:档案各项制度
公司档案管理制度档案各项制度。
第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特建立档案室并制定本制度。
第二条 档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
第三条 归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理、技术工艺及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。公司要求归档范围主要有以下几个方面：
1．1、产品生产方面。有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
1.2、经营销售方面。有企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
1.3、设备仪器方面。有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。
1.4、技术管理方面。有质量管理、技术工艺、技术引进、技术改造和标准、计量、能源、环保、科技情报、科技档案等管理中形成的各种文件材料。
1.5、计划统计方面。有各种计划、仓库管理报表、统计报表和计划管理、统计分析活动中形成的各种文件材料。
1.6、物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理中形成的各种文件材料。
1.7、劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护等工作中形成的各种文件材料。
1.8、财务管理方面。有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。
1.9、教育培训方面。有干部、职工教育和技术培训的文件、教材等。
1.10、科学技术研究方面和工程建设方面，按有关规定执行。
1.11、其他方面。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、业务活动中涉及金融财税方面的资料，由财务部保存原件；属于人事方面的资料，由综合部保存原件；属于工程建设方面的，由综合部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。
6、由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，综合管理部保存一份，财务部及合同执行（或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时，由综合部保存原件。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合管理部档案室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
第四条 档案保管制度
1、公司综合管理部设存放档案的专门库房，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、库存档案必须图物相符，帐物相符。
6、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
7、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
8、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
9、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
10、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
第五条 档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经档案保管部门负责人批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经分管副总经理批准。
5、借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。
6、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
7、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
8、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副总经理同意，必须外借的，由总经理审批。
第六条 二级档案应根据资料的性质和部门需要，每一年移交一次，必须保留的尽量留复印件，其余资料交综合管理部统一保存。
第七条 本制度从二O 年 月 日起执行。